+7 483 232-01-65   ⋅   Брянск

Как сохранить доступ к отчетам, подписанным сертификатом физлица

11 октября 2023

При увольнении сотрудника, который подписывал отчетность сертификатом физлица, компания может потерять доступ к своим данным в Экстерне. Рассказываем, что нужно сделать, чтобы избежать такой ситуации.

C 1 сентября 2023 года удостоверяющие центры больше не выдают сотрудникам сертификаты с реквизитами юрлица. Теперь сотрудники могут выпустить один сертификат на физическое лицо и использовать его для работы сразу с несколькими филиалами и компаниями.

Это значит, что если такой сотрудник уволится, то заберет заберет с собой сертификат, который компания не сможет отозвать, как это было раньше с сертификатами сотрудников. То есть юрлицо потеряет доступ к данным в Экстерне, которые были зашифрованы на сертификат уволившегося человека.

Поэтому важно уже сегодня позаботиться о том, чтобы сохранить доступ ко всем отправленным отчетам. Рекомендуем выбрать один из предложенных вариантов. 

Вариант 1. Включить хранение ДО в расшифрованном виде

Включите эту настройку, и новые документообороты (ДО) в Экстерне будут сохраняться в расшифрованном виде. Для пользователей, подключивших Экстерн с 2020 года, настройка активируется автоматически.

Чтобы расшифровать старые ДО, необходимо открыть их с сертификатом, на которые они были зашифрованы ранее, или установить Контур.Архив для массовой расшифровки документооборотов. 

Если выключить настройку, ранее расшифрованные копии будут недоступны. Если включить ее обратно — станут доступны вновь.

Чтобы включить или выключить хранение документов в расшифрованном виде:

  1. Перейдите в «Реквизиты и настройки» → «Дополнительные настройки».
  2. Включите или отключите настройку в блоке «Расшифрованные документы», поставив или убрав галочку в пункте «Хранить все расшифрованные документы».

Вариант 2. Хранить документы в Контур.Архиве

Контур.Архив — бесплатная программа для абонентов Экстерна для хранения копий документов на компьютере. Когда Контур.Архив расшифрует документы и сохранит их, то в дальнейшем, даже если сотрудник заберет свой сертификат, документы останутся навсегда расшифрованными на компьютере организации. 

Эта программа позволяет:

  • Хранить документы локально на компьютере за все организации в одном месте.
  • Автоматически расшифровывать документы при наличии сертификатов.
  • Иметь доступ к документам без интернета.
  • Работать не только с оригиналами, но и с печатными формами документов.
  • Выполнять с документами различные действия: скопировать в папку, отправить на электронную почту или для печати на принтере.

Чтобы создать архив отчетности у себя на компьютере:

  1. Установите программу Контур.Архив.
  2. Выберите сертификат для входа или введите логин-пароль.
  3. Выберите период, за который необходимо скачать документы.

Программа начнет загрузку документов за выбранный период. Все новые отправленные документы также скачаются.

Подробнее о возможностях Контур.Архива

Источник: https://www.kontur-extern.ru/info/46214-dostup_k_otchetam_podpisannym_sertifikatom_fl


Другие новости

17 февраля

В современных компаниях почти у каждого сотрудника есть своя рабочая техника, например, ноутбук или персональный компьютер. Чем больше компания, тем больше парк техники, за которым практически невозможно следить вручную. При этом каждое устройство не только постепенно выходит из строя, но и может быть уязвимо для взломов со стороны злоумышленников.

17 февраля

В Маркете появились новые возможности. Теперь можно принимать и отклонять сразу несколько накладных из «Меркурия», редактировать товароучетные акты и указывать порции в карточках блюд.

17 февраля

<p>Это поможет быстро найти нужную форму за&nbsp;обособленное подразделение и&nbsp;сопоставить идентификаторы отправленных отчетов.</p>

14 февраля

Перевод на формат по приказу №970 начнется с 17 февраля и продлится вплоть до окончания переходного периода